Inleiding
Iedereen die ooit een papieren CoC heeft verbeterd, kent de reflex: fout eruit, nieuw blad erin. Digitaal werkt dat anders. Een eCoC (IVI 2.0) is een verzegelde versie van de technische identiteit van één VIN in één productiefase. Eenmaal ingediend bij bepaalde nationale toegangspunten, is “wissen en opnieuw” vaak niet toegestaan.
Dat klinkt streng. Voor de audit en voor Conformity of Production (CoP) is het juist helder: u toont wat er is veranderd, wanneer, en wie dat deed.
Versienummer = niet overschrijven
Elke IVI draagt een versienummer per combinatie van VIN en productiefase:
- Versie 1 — eerste eCoC voor die VIN en fase.
- Versie 2+ — correctie of update.
U overschrijft geen bestand. U maakt een nieuwe, gekwalificeerd verzegelde versie. Bij de autoriteiten telt de hoogste geldige versie. De eerdere blijft bestaan als historiek — niet als “actieve” waarheid.
Na indiening: sommige NAP’s laten wissen niet toe
Na indiening bij sommige NAP’s — onder meer het KBA onder IVI 2.x — kunt u een eCoC niet meer wissen. U corrigeert met een nieuwe versie van hetzelfde VIN.
Dat is geen On-Road-regel; het is hoe die toegangspunten werken. Formuleer het eerlijk:
- Niet: “alle NAP’s verbieden wissen.”
- Wel: “bij sommige NAP’s, waaronder KBA onder IVI 2.x, corrigeert u via een nieuwe versie.”
Voor routes via andere NAP’s (bijvoorbeeld via RDW/EUCARIS-context) geldt: ken de lokale praktijk, en werk sowieso met versies. Zo blijft uw dossier consistent als u grensoverschrijdend registreert.
Wat verandert er t.o.v. papier?
Op papier was “vernietigen en opnieuw afdrukken” vaak de snelle fix. Digitaal is het eCoC gekoppeld aan een VIN, een fase en een zegel. De registratieketen (NAP → EUCARIS → inschrijving) rekent op die keten van versies. Daarom is de veilige gewoonte overal hetzelfde: corrigeren = nieuwe versie, ook als een specifiek NAP technisch nog meer toelaat.
Voor aanhangerbouwers en opbouwers betekent dat concreet: plan in uw werkwijze een “correctiestap” in, net zoals u een herkeuring plant. Niet improviserend in een mapje final_final_v3.xml.
Waarom dit telt voor CoP en audits
CoP (Conformity of Production) onder (EU) 2018/858 vraagt dat u aantoont dat productie overeenstemt met de typegoedkeuring. Een digitaal eCoC-archief is geen volledige CoP-module op de werkvloer — maar het is wel bewijs van:
- welke gegevens u heeft uitgegeven per VIN;
- welke correcties volgden;
- wie tekende en wanneer.
Zonder versiehistoriek wordt een correctie een discussie (“welk bestand was geldig?”). Met versies is het een tijdlijn.
On-Road bewaart die historiek en auditlog, met 10 jaar archief bij Ballistix.digital — in lijn met de bewaarplicht voor elektronische CoC’s.
Praktische flow bij een fout
- Vóór tekenen: validatie tegen IVI 2.0 XSD en geldende ICM (nu 3.1). Los hier op wat u kunt.
- Na tekenen, vóór indiening: zo nodig nieuwe conceptversie, opnieuw valideren en tekenen.
- Na indiening (waar wissen niet mag): nieuwe verzegelde versie van hetzelfde VIN; dien die in; bewaar referentie van beide.
Nooit: oud bestand stil overschrijven en hopen dat niemand het merkt. Dat botst met hoe NAP’s en audits werken.
Multi-stage: fouten planten door
Bij opbouw (chassis + carrosserie) geeft elke significante fase een eigen eCoC. Een fout in de basisfase plant door naar latere fases. Correctie daar betekent vaak: basisversie corrigeren én de opbouw-eCoC opnieuw afstemmen. Versienummers per fase houden dat beheersbaar — als u ze consequent gebruikt.
Tip voor KMO’s die met vaste carrossiers werken: spreek af wie welke versie uitgeeft en waar de historiek leeft. Zo vermijdt u twee “versie 2”-bestanden in twee mailboxen zonder gedeelde audit.
Wat On-Road hierin doet
On-Road (Certiflow BV) is live SaaS: u maakt, valideert, tekent via eID Easy, dient in via een EU-NAP op het platform, en archiveert. Bij een correctie maakt u een nieuwe verzegelde versie; de vorige blijft zichtbaar in de historiek. Geen overschrijven, geen “stil wissen”. Het platform is gebouwd in België i.s.m. Ballistix (onderdeel van Vandelanotte).
Kort besluit
Digitale eCoC’s zijn gebouwd op versies, niet op gummen. Bij sommige NAP’s — o.a. KBA onder IVI 2.x — is wissen na indiening geen optie. Bouw de gewoonte: valideren vóór tekenen, corrigeren met een nieuwe verzegelde versie, historiek bewaren.
CTA: Wilt u de versieflow zien op uw eigen type? Demo — maken, controleren, tekenen, indienen via NAP, archiveren.